Centro de Costo (Proveedores)

Gestión de proveedores y colaboradores.

En simple: aquí registras a quienes hacen el trabajo (guías, transporte, proveedores) y cuánto se les paga.

Se conecta con: Dashboard (asignaciones por día), Control Financiero (cuentas por pagar), Productos (actividades donde trabajan), Documentos (listas operativas).

Ruta principal: Equipo Comercial → Adicionar / Listado / Categorías

Colaboradores

• ¿Qué es un Colaborador?
• Cómo agregar un Colaborador
• Conectar un Guía TAPP como colaborador
• Asignar Colaboradores a una Reserva
• QR de reserva y check-in de pasajeros
• Notificaciones al Colaborador
• Reportes de Colaboradores
• Proteger datos del colaborador con PIN

Ruta: Equipo Comercial → Adicionar

Importante: esta pantalla ahora gestiona solo Colaborador y Asociado.

El tipo Item se movió al menú Productos → Item.

¿Qué es un Colaborador?

Los colaboradores son las personas o empresas que operan y ejecutan las actividades turísticas ofrecidas por tu agencia. Pueden ser:

• Guías turísticos
• Transportistas (conductores, empresas de transporte)
• Instructores (de deportes, aventura, etc.)
• Proveedores de servicios (hoteles, restaurantes, operadores de tours)
• Asistentes operativos

> Importante: Los colaboradores son quienes brindan el servicio directamente, no quienes lo venden. Para agencias que revenden tus servicios, utiliza la sección Asociados.

Diferencia entre Colaboradores y Asociados

• Colaboradores: Operan el servicio (guías, transportistas, proveedores directos)
• Asociados: Revenden/comercializan tus servicios (agencias B2B, hoteles que refieren clientes)

Registrar correctamente a tus colaboradores te permite:

• Asignarlos fácilmente a actividades, arriendos y alojamientos desde la reserva.
• Notificarlos automáticamente sobre sus asignaciones.
• Llevar un registro claro de su participación y pagos.

Cada colaborador puede estar vinculado a distintas actividades y contar con su propio informe de actividades realizadas.

Cómo agregar un Colaborador

Para registrar un nuevo colaborador, ve a la sección Colaboradores y completa la información del formulario:

> Esta pantalla no incluye Items. Para crear o editar Items usa Productos → Item.

Datos solicitados

• Nombre del Colaborador: Nombre completo del colaborador.
• Nombre Comercial: Si aplica, nombre con el que trabaja o es conocido.
• País, Ciudad, Dirección
• Categoría: Guía, Instructor, etc.
• DNI/RUT, Email, Teléfono, Fecha de Nacimiento
• Banco y Cuenta: Opcional, si necesitas llevar registro de pagos.
• Comentario: Cualquier nota adicional relevante.

> Puedes agregar una foto para identificar más fácilmente a tu colaborador.

Una vez completado el formulario, haz clic en Crear Colaborador.

Conectar un Guía TAPP como colaborador

En simple: una cuenta de guía puede conectarse con tu agencia para que lo asignes como colaborador y la reserva quede registrada también en su calendario TAPP.

Te ayuda a: comprobar si el guía está libre antes de confirmar su asignación y evitar reservas duplicadas.

Se conecta con: Asignar Colaboradores a una Reserva, Dashboard, Notificaciones del guía y Google Calendar.

Antes de conectar

El guía debe tener tu agencia registrada en Agencias. Al conectarla, autoriza que reserves actividades propias de tu agencia en su calendario, aunque no estén relacionadas con servicios de su catálogo.

Para registrar la agencia, el guía completa Nombre de la agencia y pulsa Guardar agencia. Los datos de contacto, acuerdos comerciales y detalles de operación pueden completarse según lo necesite.

Después de guardar, puede abrir la ficha para seguir editándola. En la ficha guardada aparece Formas de reservar en tu calendario, con Acceso Autorizado para compartir el enlace de reserva y Conexión con Agencia Tour Agency App para conectar las cuentas. En Servicios Asociados puede revisar los servicios autorizados para esa agencia y sus precios; esta sección también está disponible durante la creación. Los cambios posteriores se guardan con Actualizar agencia.

Crear y aceptar la conexión

• El guía entra a Agencias (`/agencias`) y abre tu agencia.
• En Conexión con Agencia TAPP, pulsa Crear enlace para Agencia TAPP.
• El guía comparte contigo ese enlace. Es de un solo uso y dura 7 días.
• Abre el enlace con la cuenta principal de tu agencia.
• Elige un colaborador existente o selecciona Crear un colaborador nuevo para este guía.
• Si el sistema muestra una Coincidencia sugerida, revísala para evitar duplicar al mismo guía.
• Pulsa Aceptar y conectar.

Después de aceptar, se abre la ficha del colaborador conectado.

Si el enlace ya fue usado o venció, el guía debe crear uno nuevo. Una cuenta que no sea de Agencia no puede aceptar la conexión.

Relacionar las actividades y servicios (opcional)

En la ficha del colaborador:

• Ve a Actividades asociadas.
• Agrega o abre una actividad de tu agencia.
• Si corresponde, en Servicio del Guía TAPP (opcional) selecciona un servicio autorizado. También puedes elegir Usar la actividad de la agencia.
• Define por separado la forma de pago y el valor del colaborador.
• Guarda la ficha.

Solo aparecen los servicios que el guía autorizó para tu agencia o que ya vinculó a una actividad de esa conexión; pueden estar publicados u ocultos. Vincular un servicio oculto no lo publica. Si no hay uno relacionado o dejó de estar disponible, la reserva se crea como Otro / Manual, con el nombre de la actividad de tu agencia. Los nombres no se relacionan automáticamente.

La ficha también muestra Disponibilidad del Guía TAPP. Usa un servicio de referencia cuando está disponible; sin servicios, muestra disponibilidad por jornadas completas. No muestra nombres de clientes ni detalles privados de otras reservas. Al guardar la asignación se comprueba el horario concreto de la reserva.

Actividades recibidas y tarifa del guía

Las actividades que asignas al guía conectado aparecen en Agencias → tu agencia → Servicios Asociados de su cuenta, aunque no las tenga registradas como servicios propios. También se incluyen las actividades de reservas que ya recibió. Cada actividad aparece una sola vez, aunque la asignes en varias reservas. Si después quitas al guía de una reserva, la relación queda disponible para futuras asignaciones.

Para definir su tarifa, el guía puede:

• Abrir la actividad recibida en Servicios Asociados.
• Elegir Por actividad o Por pasajero. Por actividad se cobra un importe fijo; por pasajero se multiplica por los pasajeros de la asignación.
• Escribir el precio en la moneda indicada y pulsar Guardar tarifa. Si falta la moneda, primero debe definirla y guardar la ficha de tu agencia.

No necesita crear ni vincular un servicio propio para fijar el valor. Si quiere relacionarlo con su catálogo, puede seleccionar una actividad propia, publicada u oculta, o revisar el nombre y pulsar Crear y vincular. La nueva actividad queda oculta en su sitio público.

La tarifa pertenece a cada actividad de tu agencia. Dos actividades pueden vincularse a la misma actividad del guía y tener precios distintos. Esta lista de actividades recibidas se mantiene separada de los servicios que el guía asocia manualmente a tu agencia.

Si deja el precio vacío o todavía no define una tarifa completa, el importe queda Por definir y la asignación puede reservar el horario igualmente. Cero es un precio válido. La tarifa del guía no cambia el costo del colaborador que defines en tu agencia ni el precio público de su servicio.

Al guardar una tarifa completa, se completan los importes pendientes de las reservas recibidas para esa actividad, sin cambiar sus fechas ni horarios. Los importes ya definidos y los ajustes manuales se conservan. Las asignaciones nuevas o guardadas de nuevo usan la tarifa vigente, respetando siempre los precios ajustados manualmente por el guía.

Qué ocurre al asignarlo

Cuando asignas el colaborador conectado a una actividad con estado Pendiente o Confirmado, Tour Agency App intenta reservar su calendario. Sin un servicio relacionado, usa la fecha, horario y duración de la actividad de tu agencia. Si falta información para determinar la franja completa, ocupa todo el día; si la actividad dura varios días, ocupa esas jornadas completas.

• Si el horario está libre, la asignación y la reserva del guía quedan confirmadas juntas.
• Si el horario está ocupado, la actividad de tu agencia se guarda, pero el guía conectado se retira de esa actividad y aparece un aviso. Los demás colaboradores permanecen asignados.
• Si Google Calendar no puede comprobarse, la reserva TAPP continúa y aparece un aviso para revisar el horario.
• Si falta la fecha, el guía no se asigna y el sistema explica el motivo. Cuando se usa un servicio relacionado, también se comprueba que la cantidad de pasajeros corresponda a ese servicio.

La reserva que aparece en el calendario del guía es de solo lectura. Para cambiar sus fechas, horarios o asignación, edita la actividad desde la reserva de tu agencia. El guía sí puede ajustar el precio de su evento desde Resumen, como se explica a continuación.

Al quitar al guía, borrar la actividad o cambiarla a otro estado, se retira la reserva creada en su calendario. Conectar o relacionar servicios no copia reservas anteriores: la reserva del guía nace cuando guardas una asignación nueva o editada.

El importe del evento del guía usa la tarifa privada que él haya definido para la actividad de tu agencia. Si todavía no define una tarifa completa, aparece Importe por definir y el horario se reserva igual. El costo de tu colaborador y el precio público del servicio del guía se mantienen separados de esa tarifa. Un precio definido en cero se conserva como cero.

Qué puede ajustar el guía en Resumen

En su cuenta, el guía entra a Resumen (`/resumen`) y selecciona mes y año. La tabla muestra una sola columna Evento, junto a fecha, agencia, valor, estado, pagado, deuda y la acción de pago.

Para cambiar el precio de un evento:

• Pulsa el lápiz Editar precio, junto al Valor de la fila.
• Escribe el nuevo Precio acordado. Puede ser cero o un importe positivo, con hasta dos decimales; conserva la moneda del evento.
• Pulsa Guardar precio.

El botón está disponible en todas las filas: eventos manuales, reservas recibidas de Agencia TAPP y reservas online, incluso si no hay deuda o el importe está por definir. Al guardar, se actualizan el valor, la deuda y los totales superiores del período.

El precio editado por el guía se conserva aunque tu agencia vuelva a guardar la asignación. No cambia los costos ni los pagos de tu agencia, y tampoco modifica la tarifa general del servicio. Los pagos ya registrados mantienen su importe: reducir el precio no crea un reembolso ni elimina pagos. Si un cliente está terminando una compra online, el carrito conserva el importe de esa compra.

Asignar Colaboradores a una Reserva

Cuando ingresas a una reserva desde la ficha del cliente, puedes asignar colaboradores en actividades, arriendos y alojamientos.

Esto también aplica cuando vienes desde una cotización: si la cotización ya tenía colaboradores vinculados a cada item y luego presionas Incluir en el calendario, esas asignaciones quedan disponibles en la reserva creada.

Para asignar un colaborador:

• Abre la actividad, arriendo o alojamiento dentro de la ficha del cliente.
• Busca la sección Colaboradores.
• Selecciona el colaborador deseado.
• Guarda el item para que la asignación quede registrada.

> Si no hay colaboradores asignados, verás el mensaje: *No hay colaboradores asignados. Haz click en el icon arriba para asignarlos.*

Actividades Asociadas

Puedes configurar qué actividades puede realizar cada colaborador, y definir el costo asociado:

• Por Actividad: Un monto fijo sin importar cuántas personas haya.
• Por Persona: Se multiplica el valor definido por cada cliente asignado.
• Porcentaje: Puedes indicar un porcentaje sobre el valor de la actividad.

Si activas rangos por personas para una actividad específica, puedes elegir un paquete. Ese valor reemplaza al general cuando la venta usa ese paquete.

Este valor lo defines al asociar la actividad desde la opción + Agregar Actividad dentro del perfil del colaborador.

Trabajar con Múltiples Proveedores para una Misma Ruta

Una característica muy útil del sistema es que puedes crear una sola actividad (por ejemplo, una ruta de transporte o tour) y asociarle varios colaboradores/proveedores.

¿Cómo funciona?

• Crea una única actividad (por ejemplo: "Traslado Aeropuerto - Hotel Centro")
• Asocia múltiples colaboradores a esa misma actividad desde el perfil de cada colaborador
• Al momento de confirmar una reserva, simplemente eliges cuál de los proveedores operará ese servicio en esa fecha específica

Ventajas:

• No necesitas crear una actividad diferente por cada proveedor
• Mantienes tu catálogo de servicios limpio y organizado
• Puedes elegir dinámicamente qué proveedor usas según disponibilidad o precio

Limitación actual:

Hoy día no se puede enviar automáticamente la misma reserva a varios proveedores al mismo tiempo. Debes elegir uno por cada reserva.

Envío de Paquetes/Itinerarios a Proveedores

Cuando confirmas un paquete o itinerario completo, el sistema confirma la reserva de forma integral, pero el envío de información a proveedores sigue siendo por actividad individual.

Esto significa que cada servicio del paquete (transporte, tour, hotel) se notifica al proveedor correspondiente de forma separada.

Comunicación con Proveedores

Actualmente las conversaciones con proveedores no quedan registradas dentro del sistema, ya que las notificaciones se envían desde un número del sistema, no desde tu número personal.